BU KUTU BAŞKA KUTU

    İş yerinizde bir gününüzü düşünün; telefonlarınız susmuyor, bitirmeniz gereken işler önünüzde, dosya yığınlarınız masanızın üzerinde sinsice konumlanmış vaziyette. Defalarca yenilenmiş fakat siz bir yudum içemeden tekrar soğuyuvermiş bir bardak çay aslında şu halinizi mükemmel bir biçimde betimliyor değil mi? Herkesin işi acele, herkes sizden ACİL bir şeyler bekliyor, var olmayan 9 kolunuzdan birini de kendileri için çalıştırmanızı isteyen yöneticiler, çalışanlar hatta müşteriler.... Düşünürken dahi yorulduğunuzu hissediyorsunuz değil mi?

  ZAMANI 5 DAKİKA DURDURUN

Şimdi, iş akışınızı yalnızca 5 dakika durdurun çünkü buradan bir tık ötesi, çalışma şevkinin kırılması hatta modern zamanlar hastalığı ''TÜKENMİŞLİK SENDROMU''... İş bu noktaya gelmeden evvel, esaslı bir sıralama yapmaya ihtiyacınız var.

-Nasıl mı?

- ''ÖNEMLİ, ACİL, ve HAYATİ''  kavramlarını şöyle bir masaya yatırarak...

   Hani şu hepimizin bildiği çocuk oyunu vardır ya; büyük bir kutunun üzerinde kare, yıldız, daire gibi geometrik şekillerde boşluklar bulunur, çocuklar da boşluklara uygun şekilleri, uygun  boşluktan içeri atarak kutuyu doldurur. İşte tam olarak böyle bir şeyden bahsediyorum. Hayali bir kutunuz olduğunu farz edin. Kutunuzun üzerinde; ÖNEMLİ, ACİL ve de HAYATİ kelimelerinin yazılı olduğu boşluklar... Şimdi, sizden yapılması istenen tüm işleri tek tek ilgili boşluklardan içeriye atıverin gitsin. Eğer aynı boşluğa birden fazla iş atmayı planlıyorsanız, kendi sıralama katsayılarınızı kullanabilirsiniz. Misal;

• Y departmanı yöneticisi tarafından istenen faaliyet raporları; ( ÖNEMLİ)
• A Müşterisine yapılacak olan ödeme hatırlatması; (ACİL)
• B Denetim firması tarafından istenmiş olan evrakların tamamlanması (HAYATİ*)
• Bölge müdürlüğü tarafından beklenilen veri paylaşımı (ACİL*)
• Müşteri şikayetleri akabinde müşterilere geri bildirimlerin yapılması ( HAYATİ)
• Astlarınızın performansını değerlendirmek üzere İK departmanının doldurmanızı istediği performans anketleri (ÖNEMLİ*)
• Rutin müşteri adres güncellemeleri (ÖNEMLİ**)

   Şayet kutunuzu açtığınızda böyle bir tablo görüyorsanız, o gün yapacağınız işleri;

1. B Denetim firması tarafından istenmiş olan evrakların tamamlanması (HAYATİ*)
2. Müşteri şikayetleri akabinde müşterilere geri bildirimlerin yapılması ( HAYATİ)
3. Bölge müdürlüğü tarafından beklenilen veri paylaşımı (ACİL*)
4. A Müşterisine yapılacak olan ödeme hatırlatması; (ACİL)
5. Rutin müşteri adres güncellemeleri (ÖNEMLİ**)
6. Astlarınızın performansını değerlendirmek üzere İK departmanının doldurmanızı istediği performans anketleri (ÖNEMLİ*)
7. Y departmanı yöneticisi tarafından istenen faaliyet raporları; ( ÖNEMLİ)

   Olarak sıralamış oluyorsunuz. Siz bu sıralamayı yaptıktan sonra, listenizin son sıralarından gelen baskıları görmeyeceğinizden hatta yükselen sesleri duymayacağınızdan emin olabilirsiniz. Sizin üzerinize düşen adım adım, liste maddelerinizi tamamlayarak yanlarına ''Tamamlandı'' anlamı taşıyan sevimli bir TİCK koymak olacak. Diğerleri mi? Onlar da sıranın kendilerine gelmesini bekleyecek elbet... Dilerseniz, şu bizim eğlenceli KUTU OYUNUMUZU tüm şirketin/kurumun öğrenmesini sağlayarak, kendi işinizi daha da kolaylaştırabilirsiniz. Düşünsenize, şirket içerisinde yapılacak olan tüm günlük işler, belirli bir sıralamaya göre listelenmiş durumda, karmaşa yok, stres yok, baskı ve yükselen sesler yok...

                 

                                      Mükemmel değil mi?

 

                                 BEŞ DAKİKA MOLA

''Eğer işiniz başka hiçbir şeye zaman bırakmayacak kadar yoğunsa yanlış giden bir şeyler var demektir; sizinle ya da işinizle ilgili.''
                                                          William J. H. Boetcker.

   Vazgeçin artık, ''7/24 çalışacağım'' hırsından, hayatın tüm manzarası aracınızın sağ camından akıp geçerken siz ısrarla sol cama bakıyorsunuz ve farkında bile değilsiniz. Plansız, programsız işler silsilesi içerisinde saatlerinizi harcıyorsunuz. Aynı dosyalara defalarca bakıyorsunuz, aynı yollardan onlarca kez geçiyorsunuz, aynı cümleleri kuruyor, aynı hataları yapıyor ve en başa dönüyorsunuz. Yoğunsunuz... Çünkü sistemsiz bir çalışma hayatı içerisindesiniz. Prosesleriniz BELİRSİZ! Çoğu zaman, sabah işe gittiğinizde önce hangi işten başlayacağınızı bile bilmiyorsunuz. Siz sosyal bir varlıksınız, sosyalleşme ihtiyacı duyuyorsunuz. İşte tam olarak bu sebeple vazgeçin bu sistemsizlikten. Öncelikle şu biyolojik saat hikayesine bir kulak verin bence. Erken kalkın mesela, güne erken başlayın. Öyle spora, temiz hava almaya vaktim yok benim demeyin inanmam! Eğer istiyorsa insanoğlu, her şeye yetirebilir zamanı. Misal; kendimi bildim bileli 5.00'de uyanmış, en az bir saat, denize nazır ya da doğanın eşsiz sakinliğinde koşmuş, ardından mis gibi bir kahvaltı yapmış, kendimi güne hazırlamış ve 9.00 mesaime yetişmişimdir. Tabi ki bir sahil kasabasında yaşıyor olmanın, zaman yönetimine katkısı tartışılamaz ama aynı rutini İstanbul, Ankara gibi hayat akış hızının yüksek olduğu yerlerde gerçekleştiren insanlar da tanımıyor değilim bilesiniz. Kısacası, zamanım yok palavrasından kurtulun! Kendinize, gününüzü planlarken, aynı zamanda kendinizi de dinleyebileceğiniz bir nefeslik zaman yaratın... İşinizin başına erken geçin. İşte en önemlisi de bu. Bedenen işe erken başlamaktan bahsetmiyorum tabi... Bilgisayarınızın karşına geçtiğinizde, o ekranın karşısında hangi sebeple oturduğunuzu, nereden başlamanız gerektiğini biliyor olmaktan bahsediyorum. Çalışma sisteminiz, domino taşı misali zincirleme olarak işliyor ve yaptığınız her doğru iş bir sonrakini kolaylaştırabiliyor ise ne mutlu size. Şunu da unutmayın, robot değiliz, değilsiniz… Bir saat çalışıyorsanız en azından 5-10 dakika kendinizi dinlemeye fırsat verin. Bu şekilde çalıştığınız bir saat, aralıksız çalıştığınız üç saatten daha verimli geçecek, emin olun. İktisat biliminin, hayatın her alanına uyarlayabildiğim harika bir kanunu vardır. ‘’AZALAN VERİMLER’’. Bu kanun der ki, aşırı susuz kalmış bir insana vereceğimiz ilk 1 bardak su o kişi için inanılmaz kıymetli olacaktır. Vereceğimiz ikinci bardak su yine çok kıymetli olacaktır ama ilk bardak kadar olmayacaktır.  Ancak birkaç bardak daha içtikten sonra her yeni bardak su bir öncekine göre daha az hoşuna gidecek ve bir noktadan sonra tamamen susuzluğunu giderdiğinde sudan elde edebileceği faydanın zirvesine gelmiş olacaktır. Bu noktadan sonra hala su içmeye devam ederse sudan zevk almak yerine rahatsız olmaya başlayacaktır yani her ilave bardak suyun faydası yerine zararı olacaktır. Çalışmak da tam olarak böyledir. Eğer çalıştığınız her dakika, bir önceki dakikada yaptıklarınıza artı bir şeyler katamıyorsanız lütfen sadece on dakika kendinizi dinleyin, bir kahve alın, işyerinizin bahçesinde kısa bir yürüyüş yapın… İmkanınız mı yok? O halde, diğer departmanlarda çalışan insanlara ‘’merhaba’’ ya da ‘’kolay gelsin’’ demek için odanızdan, bilgisayarınızın başından ayrılın. O on dakika içerisinde zihninizin, karmaşık bir işi en kısa sürede çözebilecek bir çözüm üretebildiğini göreceksiniz. Sanılanın aksine, eğer tüm işlerinizi eksiksiz ve hatasız bir şekilde tamamlamışsanız, 5 saat yerine 3 saat çalışmış olmanızın hiçbir önemi yoktur. Kaldı ki bu, sizin asla tembel ya da kaytarma eğilimi içerisinde olduğunuzu göstermez. Bilakis, çalışkan, çözüm odaklı, zeki ve sistemli olduğunuzun açık bir kanıtıdır. Tabi cümlenin başında belirttiğim koşulları sağlıyor olmanız şart!

   İnsanoğlu, yarın başına ne geleceğini bilmeden yaşar. Eğer sabah, gözlerinizi sağlıklı bir şekilde yeni bir güne açmışsanız değerini bilerek, hakkını vererek yaşamalısınız. Hayatın tüm yoğunluğuna karşılık çalışmaya zaman ayırabiliyorsanız, işin tüm yoğunluğu karşısında hayata da zaman ayırmak zorundasınız! Unutmamanız dileğiyle, mutlu haftalar..

   e- HAYAT Oh ne RAHAT!

  e- ticaret, e-devlet, e-uygulamalar, e-vizite, e-defter, e-arşiv neredeyse e-hayat yaşar olduk. Hal böyle iken, e-iky olur mu demeyin, olur hem de bal gibi olur... Peki  bu e-iky(elektronik insan kaynakları yönetimi) nasıl olur? Şirketlere getirisi ne olur?

  Öncelikle bir ik'cınınn günlük mesai saatini bölümleyelim. Farz-ı misal;

  09.00-09.30  Günlük planlamanın yapılması, e-maillerin kontrolü
  09.30-  11.00 Personel- Genel yönetim, Kurul toplantıları
  11.00- 12.30  İş başvurularının değerlendirilmesi,cv havuzu güncellemeleri,randevulu mülakatlar
  13.30- 16.00 Personel Özlük işlemleri, rutin işe giriş işlemleri, personel eğitimleri
  16.00-17.00  gelen-giden evrakların dosyalanması, personel izinlerinin takibi, çıkış işlemleri
  17.00-17.30  ayrılan personele ait evrakların arşivlenmesi,bir sonraki güne ait e-maillerin atılması, 
  17.30-18.00  Gün sonu değerlendirmesi

   Özellikle renkli olarak belirtilmiş görevler için harcanan mesai toplam; 5,5 saat! zamanın altına eşdeğer olduğu, günümüz şartlarında bir firma için 5,5 saat fazlası ile ciddi bir rakam. İşte e-iky uygulamarı bu noktada hayat kurtarıcı olabiliyor. Tanım olarak; insan kaynakları yönetimi faaliyetlerinin İnternet’in, intranetin, ve ağların kullanılmasıyla yürütülmesi anlamına gelen e-iky; şirket içi etkinlik ve verimliliğin arttırılması, eğitim, e-işe alım, e-toplantı ile zamandan tasarruf, maliyetlerden tasarruf, e-veri arşivi ile yerden ve kağıttan tasarruf, e-performans ölçümleri ile ölçülebilir ve doğru veriye ulaşım gibi mükemmel olanaklar sağlayabiliyor. Gelin, e-iky ile bir ik'cının günlük mesaisini tekrar bölümleyelim;

  09.00-09.30 Günlük planlamanın yapılması, e-mail kontrolü
  09.30-10.00 e-toplantı ile genel bilgi paylaşımı
  10.00-11.00 e-mülakatlar, online cv havuzunun bilgisayar ortamında güncellenmesi
  11.00-11.30 sanal ortamda depolanmış özlük dosyalarının güncellenmesi, 
  11.30-12.30 e-eğitim ile tüm şirket personellerine aynı anda online eğitim
  13.30-14.00 elektronik sistemler üzerinden gelen-giden evrak kontrolü, personel sağlık raporu girişleri, haciz vb. kanuni süreçlerin kontrolü
  14.00-14.30 e-arşiv güncellemesi, ayrılmış personelin özlğk dosyasınınm klasörü haline getirilmesi
  14.30-15.00 Gün sonu değerlendirmesi, sonraki güne ait maillerin tek bir tuşla otomatik yönlendirilmesi, ertesi gün planlamaları
  15.00-18.00 Şirketinizi, departmanınızı, personelinizi, kendinizi geliştirebilmek, yaratıcı uygulamalar yapabilmek, eğitimler tasarlayabilmek için size bolca vakit... Fazla mesai yok, zihinsel ve bedensel aşırı yıpranma yok, stres hiç yok! ee boşa dememişler, vakit nakittir diye. Maliyetlerde, şirket kasasında beklesin güzel güzel..

   Zaman değişiyor, teknoloji artık hayatımızın her alanında.. değişime ayak uydurmak tercih olmaktan çoktan çıktı, büyük bir zorunluluk! Değişime karşı daha esnek olun ve elektronik uygulamaların nimetlerinden, sonuna kadar yararlanın.. Derin bir e-nefes alın, keyfinize bakın.